Odpowiedzialność członków zarządu Software House

#D&O #zarząd #odpowiedzialność zarządu #ceo #manager #ubezpieczenia #cyberbezpieczeństwo

W ostatnich latach obserwujemy przyrost regulacji prawnych zwiększających odpowiedzialność określonego kręgu osób z tytułu naruszenia przepisów ustawowych. Żeby nie szukać za daleko wystarczy wspomnieć:

• przypisy tzw. rozporządzenia RODO w zakresie ochrony danych osobowych
• przepisy AML w zakresie przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
• przepisy tzw. rozporządzenia MAR w zakresie nadużyć na rynku  instrumentów finansowych itd.

Do tego należy dodać regulacje kształtujące zakres odpowiedzialności osób piastujących funkcje kierownicze w różnego rodzaju podmiotach m.in. kodeks cywilny czy kodeks spółek handlowych. Wszystko to powoduje, że menedżerowie niezależnie od sprawowanej funkcji ponoszą coraz wyższe ryzyko, włącznie z odpowiedzialnością osobistą całym majątkiem za skutki popełnionych przez nich błędów w zarządzaniu. Przy czym jako błąd należy rozumieć nie tylko wadliwe działanie, ale również zaniechanie lub brak odpowiedniego nadzoru na obszarem, za który odpowiada menedżer w ramach swoich umocowań i kompetencji.

Czy istnieje możliwość ochrony przed konsekwencjami błędów menedżerskich?

Na początek należy uświadomić sobie, że menedżer z punktu widzenia odpowiedzialności cywilnej podlega podobnemu reżimowi jak np. lekarz czy prawnik. Oznacza to, że tak samo jako lekarz i prawnik zobligowani są do działania w sposób profesjonalny  i zgodny „ze sztuką”, tak samo od członka zarządu czy dyrektora finansowego wymaga się zachowań przewidzianych dla profesjonalistów w obrocie gospodarczym.  Skoro więc lekarz i prawnik w zakresie tym podlega obowiązkowi ubezpieczenia OC działalności zawodowej, tak samo członek zarządu lub inna osoba należąca do kręgu kluczowych członków kierownictwa powinna posiadać odpowiednio zaaranżowaną polisę odpowiedzialności menedżerskiej.

Na rynku produktem dedykowanym takim osobom jest polisa D&O. W języku potocznym ubezpieczenie to funkcjonuje pod różnymi nazwami począwszy od OC zarządu lub OC władz spółki, przez OC z tytułu zarządzania spółką, a na OC kierownictwa czy OC menedżera kończąc. Oczywiście jego oryginalna nazwa directors and officers (D&O) wskazuje – co do zasady – krąg ubezpieczonych, a są nim osoby sprawujące funkcje zarządcze i nadzorcze w ubezpieczonym podmiocie. Z drugiej strony zakres ubezpieczenia zawiera obszary odpowiedzialności, których adresatem jest sam ubezpieczony podmiot. Przypatrzmy się zatem bliżej konstrukcji takiej umowy.

Dla kogo D&O

Polisa ta zasadniczo przeznaczona jest dla każdej osoby prawnej, w której do organów statutowych powołuje i odwołuje się członków kierownictwa (zarząd, rada nadzorcza, prokurent) oraz gdzie zatrudnia się (bez względu na formę – etat czy kontrakt) osoby pełniące kluczowe role w organizacji, które w ramach posiadanych uprawnień lub pełnomocnictw podejmują samodzielne decyzje np. dyrektor finansowy, główna księgowa, dyrektor zarządzający itp. Istotne jest również to, aby ochroną objęte były osoby bliskie osobie ubezpieczonej – gdy ponoszą z nią odpowiedzialność majątkową – czyli współmałżonkowie i spadkobiercy. Poza standardowymi adresatami oferty D&O, jak spółki akcyjne i z ograniczoną odpowiedzialnością, mogą występować inne – w zależności od elastyczności i przyjętej przez Ubezpieczyciela strategii – podmioty takie jak, fundacje, stowarzyszenia, wspólnoty i spółdzielnie mieszkaniowe, instytuty badawcze, związki zawodowe czy samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej.

Co ważne standardem przy tego typu polisach jest ‘bezimienna’ forma ubezpieczenia. Oznacza to, że do kręgu osób objętych umową należą ‘z automatu’ wszystkie osoby, spełniające definicję Ubezpieczonego. Dzięki temu z ochrony D&O korzystają osoby, które w trakcie trwania polisy:

• pracują w organizacji (ochrona dla obecnych menedżerów)
• odchodzą z organizacji (ochrona dla byłych menedżerów)
• rozpoczynają pracę w organizacji (ochrona dla nowych menedżerów)

W indywidualnych przypadkach – jeżeli wynika to z zapisów kontraktu menedżerskiego lub wymagań samego podmiotu – część Ubezpieczycieli dopuszcza możliwość dookreślenia w polisie imiennej listy konkretnych osób, które objęte są ochroną w zakresie klauzul menedżerskich.

Jaką ochronę otrzymują menedżerowie w ramach klauzul podstawowych?

W przypadku ubezpieczenia D&O częścią obligatoryjną są tzw. klauzule menedżerskie A i B. Klauzula A uruchamiana jest w sytuacji, gdy roszczenie jest zgłoszone bezpośrednio do członka kierownictwa, zaś klauzula B dotyczy sytuacji, gdy za członka kierownictwa odszkodowanie zostało zapłacone przez podmiot (np. spółkę), który następnie występuje do polisy D&O o zwrot zapłaconych kwot. Ochrona udzielana na ich podstawie obejmuje roszczenia skierowane bezpośrednio przeciwko członkom kierownictwa, z tytułu szkód spowodowanych błędami popełnionymi przy zarządzaniu lub w nadzorze. Szkoda może zostać wyrządzona w majątku podmiotu, którym członek kierownictwa zarządza, jak również osobom trzecim np. kontrahentom, wierzycielom, pracownikom itp. W ramach ochrony pokrywane są:

Koszty obrony rozumiane jako:

• sądowe lub pozasądowe koszty, opłaty i wydatki (w tym koszty opinii lub porad prawnych, podatkowych, eksperckich, arbitrażu, mediacji, a także udziału świadków w postępowaniu sądowym)
• składkę (premię) zapłaconą za instrumenty finansowe służące wniesieniu odwołania, apelacji lub kasacji od obciążenia odpowiedzialnością cywilną
• koszty korzystania z usług prawnika posiadającego uprawnienia do wykonywania tego zawodu w kraju członka kierownictwa w celu interpretacji i zastosowania porady prawnej otrzymanej od prawnika z innej jurysdykcji.

Odszkodowanie, czyli kwota wyrażona w pieniądzu jaką członek kierownictwa zobowiązany jest zapłacić w związku z wniesionym przeciwko niemu roszczeniem wskutek popełnienia przez niego czynu bezprawnego.

Jakie możliwe obszary odpowiedzialności menedżera chroni polisa D&O?

Członkowie kierownictwa ponoszą odpowiedzialność cywilną na podstawie szeregu przepisów ogólnych, jak i szczególnych. Nierzadko przepisy te zawarte są w ustawach regulujących funkcjonowanie organizacji w konkretnej gałęzi gospodarki np. podmioty lecznicze – ustawa o działalności leczniczej i ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, fundacje – ustawa o fundacjach, spółdzielnie mieszkaniowe – ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych itd. Menedżerowie odpowiadają nie tylko za konsekwencje własnego działania i zaniechania przy zarządzaniu i nadzorze w danym podmiocie, ale również mogą (określony krąg osób) ponosić odpowiedzialność za zobowiązania samej organizacji w sytuacji, kiedy staje się ona niewypłacalna, a egzekucja z majątku podmiotu jest bezskuteczna.

Do najważniejszych aktów prawnych regulujących odpowiedzialność menedżerską należą:

• Kodeks cywilny – odpowiedzialność na zasadach ogólnych
• Kodeks Spółek Handlowych – m.in. odpowiedzialność członków zarządu i rady nadzorczej
• Prawo upadłościowe – odpowiedzialność za zobowiązania podmiotu
• Ordynacja podatkowa – odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe podmiotu

Przykładowe obszary odpowiedzialności:

• Odpowiedzialność za zobowiązania podatkowe w przypadku niewypłacalności podmiotu (spółki) lub za naruszenie przepisów podatkowych np. obowiązek zapłaty odsetek (wina członka kierownictwa). Podstawa prawna: Ordynacja Podatkowa.
• Odpowiedzialność za naruszenie zasad rachunkowości np. błędy w księgach handlowych, dokumentacji finansowej. Podstawa prawna: Ustawa o rachunkowości.
• Odpowiedzialność za zobowiązania kontraktowe np. naruszenie warunków umowy z kontrahentem, zobowiązanie wobec wierzycieli. Podstawa prawna: Kodeks spółek handlowych, Kodeks cywilny, Ustawa Prawo upadłościowe.
• Odpowiedzialność za naruszenie praw osób trzecich np. praw pracowniczych. Podstawa prawna: Kodeks pracy, Kodeks cywilny.
• Odpowiedzialność wobec spółki bądź udziałowców / akcjonariuszy spółki np. zawarcie niekorzystnej umowy, przekroczenie pełnomocnictwa. Podstawa prawna: Kodeks spółek handlowych, Kodeks cywilny.

Jakie inne rozszerzenia ochrony gwarantuje polisa D&O?

Poza wspomnianymi klauzulami A i B umowa ubezpieczenia zawiera również zakres dodatkowych rozszerzeń ochrony menedżera m.in.:

• pokrycie kosztów obrony dobrego imienia członka kierownictwa
• ochrona aktywów i pokrycie wydatków niezbędnych do pozostania na wolności
• refundacja grzywien i kar cywilnych oraz administracyjnych
• dodatkowy okres zgłaszania roszczeń dla obecnych i byłych członków kierownictwa

Należy również pamiętać, że polisa chroni w określonym zakresie sam podmiot, w którym pracuje / świadczy usługi członek kierownictwa. Do standardowych klauzul oferowanych podmiotowi zalicza się:

• czyn bezprawny pracodawcy – przez który należy rozumieć uchybienia popełnione przy zawieraniu lub wykonywaniu umów o pracę lub umów zatrudnienia w oparciu o inną podstawę prawną, a także dyskryminację, mobbing, zniesławienia i pomówienia przy rozwiązaniu stosunku zatrudnienia, itp. Typowym przykładem takich uchybień to wadliwe rozwiązanie umowy o pracę (np. bezpodstawne zwolnienie, bezpodstawne dyscyplinarne zwolnienie, naruszenie obowiązków równego traktowania)
• ochrona prawna podmiotu – dotyczy wyłącznie kosztów pomocy prawnej , nie pokrywa natomiast samego odszkodowania. Rozszerzenie to jest szczególnie interesujące dla podmiotów, które nie dysponują swoimi stałymi służbami prawnymi
• program świadczeń pracowniczych – dotyczy roszczeń związanych z uchybieniami popełnionymi przy zarządzaniu programami świadczeń pracowniczych, czyli takimi funduszami, w odniesieniu do których pracodawca występuje jako powiernik cudzych, bo należących do pracowników, środków finansowych. Typowym przykładem takiego funduszu, jest zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
• papiery wartościowe – dotyczy roszczeń i postępowań dotyczących wyemitowanych przez podmiot papierów wartościowych. Należy pamiętać, że ryzyko z tym związane dotyczy nie tylko publicznych (notowanych na GWP, New Connect i innych światowych parkietach), ale także prywatnych emisji. Nie ogranicza się jedynie do akcji, lecz dotyczy wszelkich papierów wyrażających udział w kapitale zakładowym oraz długu podmiotu np. obligacje korporacyjne, instrumenty pochodne itp.

Podsumowanie

Jak widać powyżej zakres ochrony dla członków kierownictwa w ramach polisy D&O jest bardzo szeroki i dotyczy większości ryzyk na jakie narażony jest menedżer pełniąc swoją funkcję lub wykonując obowiązki w danym podmiocie, niezależnie od tego, czy mamy do czynienia ze spółką kapitałową, fundacją, czy spółdzielnią i bez względu na formę jego zatrudnienia. Ochrona obejmuje nie tylko roszczenia kierowane z zewnątrz (np. przez organy administracji publicznej jak US, ZUS, czy PIP), ale również z wewnątrz (np. pracownicy lub udziałowcy/akcjonariusze spółki). Dzięki takiej konstrukcji polisa gwarantuje pokrycie kosztów obrony i odszkodowania bez względu na to, czy mówimy o zarządzie właścicielskim czy najemnym, czy też może o innych osobach (nie zasiadających w organach reprezentacyjnych) realizujących obowiązki na kluczowych stanowiskach w danym podmiocie.